Ufficio protocollo
COSA
L'ufficio protocollo gestisce e registra tutta la corrispondenza e i documenti ufficiali in entrata e in uscita di un ente. Assegna a ogni atto un numero progressivo e una data, garantendone la tracciabilità, l'archiviazione a norma e l'assegnazione all'ufficio competente.
Documenti in arrivo: Riceve istanze, PEC e documenti cartacei. Ne verifica la provenienza, li registra e li assegna al settore specifico che deve lavorarli.
Documenti in uscita: Controlla e spedisce le comunicazioni ufficiali prodotte dall'ente verso l'esterno, certificandone l'avvenuta trasmissione.
Rilascio ricevute: Fornisce al cittadino o all'utente la prova legale dell'avvenuta consegna.
Archiviazione: Gestisce il registro generale, catalogando i documenti in base a un titolario per consentirne una facile consultazione e conservazione nel tempo.
CHI
Cittadini e imprese.
COME
Modalità di protocollazione:
- Consegna a mano, recandosi all'ufficio protocollo con la documentazione e allegando documento d'identità di chi presenta istanza
- Tramite PEC all'indirizzo comune.poggioacaiano@postacert.toscana.it
- Tramite mail all'indirizzo protocollo@comune.poggio-a-caiano.po.it
Per la gestione del servizio nel messaggio inviato alla PEC o alla mail del Comune di Poggio a Caiano devono essere chiaramente indicati:
- nome, cognome, luogo e data di nascita e indirizzo di residenza del mittente
- se privato allegare documento d'identità di chi presenta l'istanza (dati necessari per la corretta registrazione al Protocollo, la cui completezza evita omonimie e che saranno trattati nel rispetto della legge sulla privacy)
- l'oggetto della comunicazione
- il tipo di documento inviato
- l'ufficio specifico a cui è indirizzata la mail (se conosciuto).
DOVE/QUANDO
L'ufficio protocollo ha sede nel Palazzo Comunale sito in via Cancellieri n. 4, Poggio a Caiano.
Orari: dal lunedì al venerdì dalle ore 8.30 alle ore 12.30
Per informazioni è possibile contattare:
055 8701209/212 - 055 8701236
mail: protocollo@comune.poggio-a-caiano.po.it